Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpływają skargi dotyczące trudności w uzyskaniu zarchiwizowanej dokumentacji osobowej i płacowej ze zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Bez przedłożenia owych dokumentów w ZUS-ie obywatele pozbawieni są możliwości uzyskania należytych świadczeń emerytalnych.

Gdy zakład pracy zostanie zlikwidowany lub przekształcony, dokumenty płacowe umieszczane są w archiwach. W celu ustalenia kwoty przysługującego świadczenia emerytalnego byli pracownicy owego zakładu zobowiązani są przedłożyć kopie dokumentów płacowych w ZUS-ie. W innym wypadku przyjmowane jest, że składka emerytalna odprowadzana była w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu, co może poskutkować przyznaniem emerytury w kwocie niższej, niż rzeczywiście przysługującej danemu pracownikowi.

Interwencja RPO

Sprawę rozpatrzył zastępca RPO Stanisław Trociuk, po czym wystosował pismo do naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych Pawła Pietrzyka. Jako przykład utrudnionego dostępu do zarchiwizowanych danych podał prywatną firmę w Gdańsku – złożono tam łącznie 156 wniosków. Ponadto jedna z osób skarżących czeka na wydanie kopii dokumentów już ponad 2 lata.

W omawianej sytuacji obywatele pozbawiani są konstytucyjnego prawa dostępu do dotyczących ich urzędowych dokumentów i zbiorów danych (art. 51 ust. 3 Konstytucji RP). Co więcej, dochodzi do nierównego traktowania osób ubezpieczonych – podziału na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którzy tej możliwości nie mają. Jest to niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji RP.

Stanowisko Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

Paweł Pietrzyk udzielił odpowiedzi na pismo RPO. Wskazuje w niej m.in., że utrudnienia i wydłużony czas oczekiwania na kopie dokumentów z Archiwum Państwowego w Gdańsku wynikają z zaniedbań, których dopuściła się firma uprzednio przechowująca zarchiwizowane dane. Obecnie trwa ich konserwacja i uporządkowywanie. Dyrektor podziela jednak twierdzenie, że zaistniałe ograniczenia mogą być niekorzystne dla obywateli.

Ponadto wskazuje, że problem z niewłaściwie przechowywaną dokumentacją będzie stopniowo wygasał za sprawą zmian dokonanych na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Na jej podstawie okres przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej przez pracodawców został skrócony z 50 do 10 lat w stosunku do osób zatrudnionych od 2019 r. oraz pod warunkiem dopełnienia odpowiednich formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, od 1999 r. Jednocześnie pracodawcy mają przekazywać informacje pozwalające na ustalenie wymiaru składki emerytalnej do ZUS bezpośrednio po zakończeniu stosunku pracy.

Źródła: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/rpo-dostep-dokumentacja-placowa-archiwum-odpowiedz#xd_co_f=MzcwMWU5YWYtMmZmOS00OWViLTk1N2UtZDdhYzUzNGNiOWY4~ https://www.prawo.pl/kadry/problemy-obywateli-z-dostepem-do-zarchiwizowanej-dokumentacji,518064.html