W sobotę wieczór zauważono pożar archiwum Urzędu Miasta w Krakowie. Z najnowszych relacji wynika, że część dokumentów spłonęła. Z uwagi na trudności strażacy jeszcze w poniedziałek walczyli z ogniem. Takie sytuacje wskazują na potrzebę intensyfikacji działań w zakresie cyfrowej archiwizacji dokumentacji organów administracji publicznej. 

Pożar archiwum w Krakowie

Źródła podają, że pożar zajął budynki, w których przechowywanych jest 20 tys. metrów bieżących dokumentów. Akcja strażacka nie przebiegała błyskawicznie, ponieważ mieli oni problem ze znalezieniem źródła pożaru, a także zadymieniem budynku i układem konstrukcyjnym. 

– Na szczęście nie ma tam żadnych dokumentów historycznych ani dokumentów z Urzędu Stanu Cywilnego, które przechowywane są w innym miejscu. A to właśnie ich mieszkańcy najczęściej potrzebują, by załatwić bieżące sprawy – mówił Gazecie Wyborczej  rzecznik prasowy Urzędu Miasta Kraków Dariusz Nowak.

Ponadto rzecznik dodał, że dokumenty, które uległy zniszczeniu dotyczą spraw zamkniętych. Co więcej magistrat dysponuje elektroniczną ewidencją dokumentów, a to może przydać się przy odtwarzaniu dokumentacji. Niemniej są to na razie ustalenia. Na konkrety należy poczekać aż zakończy się akcja gaśnicza.

Jednak ostatni okres wskazał, że sprawy teoretycznie zamknięte mogą być wzruszone z uwagi na nieprawidłowości np. kwestia Komisji do spraw usuwania skutków prawnych decyzji reprywatyzacyjnych dotyczących nieruchomości warszawskich, wydanych z naruszeniem prawa. W związku z tym do słów rzecznika należy podchodzić z dystansem.

Obowiązek elektronicznej archiwizacji 

W związku z sytuacją w Krakowie nasuwa się pytanie, jak zapobiegać takim sytuacjom? Z pomocą przychodzą tu powszechnie obowiązujące przepisy, a konkretnie Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi [Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518 Dziennik Ustaw 2006 206 poz. 1518].  

Zgodnie z par. 2 ust. 1 tego aktu prawnego na organy administracji publicznej nałożony jest obowiązek polegający na tym, że w  „dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności urzędów administracji publicznej, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym.

To nie jedyny akt, który odnosi się do kwestii elektronicznej archiwizacji. Z kolei Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych precyzuje kwestie ewidencji w kontekście metadanych. Metadanymi w ujęciu tego aktu prawnego są logicznie powiązane z dokumentem elektronicznym usystematyzowane informacje opisujące ten dokument, ułatwiające jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie. 

Obowiązek elektronicznej archiwizacji zgodnie z par. 4 ust 2 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi obliguje  organy do przechowywania dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego. 

EZD RP w administracji publicznej

System EZD RP ma być nowoczesnym i uniwersalnym narzędziem do elektronicznego zarządzania dokumentacją, powszechnie użytkowanym w administracji publicznej RP, wyznaczającym standard dla tej klasy systemów. Będzie umożliwiał  kompleksowe dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w jednostkach, a także  wspomagał m.in.:

• tworzenie, obsługę i obieg dokumentów elektronicznych i papierowych (w tym korespondencję wpływającą i wychodzącą),
• zarządzanie aktami i dokumentami w aktach spraw, elektronicznymi i papierowymi, w tym ich udostępnianie i archiwizowanie,
• zarządzanie informacją.

System EZD RP zostanie zrealizowany w ramach dedykowanego projektu pn. “EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”. System będący produktem projektu będzie udostępniany od 2022 roku na zasadach niekomercyjnych zainteresowanym podmiotom administracji publicznej. Instalacja systemu będzie możliwa na własnej infrastrukturze poszczególnych jednostek. W celu zwiększenia dostępności systemu zakłada się również udostępnianie go jako usługi chmurowej (model SaaS). Dzięki temu podmioty będą mogły korzystać z EZD RP  bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury i zasobów.

EZD RP będzie systemem jednolitym polskiej administracji w doprecyzowanym podczas projektu zakresie funkcjonalnym, uwzględniającym w szczególności przepisy prawa obowiązujące polskie urzędy. W systemie wydzielony zostanie zestaw modułów, których kod źródłowy będzie chroniony, co zapewni jednolitość podstawowych funkcji i zagwarantuje standard elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji. Moduły niestanowiące jądra systemu będą wymienialne. Będą mogły być samodzielnie modyfikowane przez podmioty publiczne lub ich dostawców komercyjnych w przypadku udostępnienia ich w modelu open-source lub zastąpione nowymi modułami stworzonymi lub zakupionymi na potrzeby własne poszczególnych podmiotów. Opracowane zostanie API pozwalające na niezależną rozbudowę EZD RP, co pozwoli także na elastyczne i samodzielne dostosowanie aplikacji do potrzeb poszczególnych jednostek i integrację z innymi systemami. EZD RP będzie współpracował z innymi usługami i systemami udostępnionymi przez administrację rządową.

Podsumowanie

Nawiązując jeszcze raz do sprawy w Krakowie, istotne jest, aby przykładać należytą wagę do elektronicznej archiwizacji dokumentacji. Powinniśmy korzystać z dobrodziejstw techniki w celu zabezpieczenia interesu publicznego i słusznego interesu indywidualnego. 

Na szczęście dokumenty, które są przechowywane od 2006 roku podlegają obowiązkowi elektronicznej archiwizacji. Problem może być z dokumentami starszymi, które mogą okazać się przydatne w przyszłości. Niemniej wskazana sprawa wskazała bolączki w zakresie elektronicznej archiwizacji tj. brak centralnego systemu i narzędzi, które usprawnią elektroniczną archiwizację. Organy administracji publicznej mają rozpocząć korzystanie z systemu EZD RP dopiero w 2022 roku i z pewnością początkowo nie będzie on wydolny. Być może okoliczności pandemii koronawirusa przyspieszą prace w tym zakresie. 

Należy się zastanowić, czy obowiązku elektronicznej archiwizacji dokumentów nie należy usankcjonować w przepisach ustawowych. Aktualnie omawiana materia jest przedmiotem regulacji rozporządzeń.