W nowoczesnym państwie jest nie do pomyślenia, aby obywatel, który przychodzi po żądany dokument musiał robić własne notatki, ponieważ urzędnik nie zrobi dla niego kopii. Oczywiście, istnieją pewne wyjątkowe sytuacje, jak trudności organizacyjne organu lub wniosek jest oczywistym i świadomym nadużywaniem prawa – tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny.

Sprawa żądania sporządzenia kserokopii akt sprawy i wyrok Sądu Administracyjnego

Sprawa Jana P. pokazuje jasno, że warto być wytrwałym w dążeniu do swoich celów, mając przy tym racjonalne uzasadnienie. Wszystko rozpoczęło się od tego, że Jan P. wystąpił do organu o sporządzenie kserokopii całości akt sprawy. Zostało mu to odmówione dwukrotnie, a jako przyczynę podano, że żądanie nie znajduje swojego odzwierciedlenia w obowiązującym porządku prawnym – wg. organu nie istniały żadne podstawy do pozytywnej decyzji. Sąd Administracyjny poparł stanowisko organu i powołał się na art. 73 par. 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), który określa, że „strona ma prawo wglądu w akta, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów”. Ponadto „przysługuje jej prawo żądania uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów” przez organ. Jednak według Sądu strona nie może żądać od organu, aby ten doręczył jej kopię całości akt postępowania z „dowodami nadania pism do stron postępowania i otrzymanych potwierdzeń zwrotnych”.

W takiej sytuacji Jan P. zdecydował się na wniesienie skargi kasacyjnej w której powołał się na konstytucyjne prawo strony dostępu do akt sprawy, które według niego zawiera także pomoc w sporządzaniu kserokopii dokumentu z akt sprawy.

NSA staje po stronie obywatela 

Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA) w dniu 8 października 2018 r. uchylił zaskarżony wyrok i wskazał, że „w ramach udostępniania akt stronie mieści się sporządzanie przez organ, w sposób wynikający z posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy”. Ponadto NSA stanął po stronie obywateli, którzy nie posiadają urządzeń lub nie potrafią ich obsługiwać i stwierdził, że w takiej sytuacji odmowa wykonania kopii za pomocą dostępnych urządzeń technicznych w urzędzie powodowałaby nierówność pomiędzy stronami, ze względu na dostępność nowych technologii – taka sytuacji nie może mieć miejsca w demokratycznym państwie prawa. NSA dodał, że wspomniany przepis art. 73 § 1 k.p.a. powinien być rozumiany w szerszy znaczeniu, odpowiadającym postępowaniu technologicznemu.

Ponadto NSA dokonując analizy art. 73 § 1 k.p.a. odniósł się do sytuacji w której interesantami mogą być osoby o niższym statusie materialnym lub niemogące z różnych przyczyn korzystać ze sprzętu technicznego: „Odmowa udostępnienia stronom urządzeń pozostających na wyposażeniu organu stawia w gorszym położeniu osoby o niższym statusie materialnym, których na takie urządzenia nie stać bądź też osoby, które z racji wieku lub ułomności np. fizycznych, nie mogą samodzielnie z nich skorzystać”.

Przywołane orzeczenie nie wiąże organów do wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza wyznacza precedens, w ramach którego organ nie może bezzasadnie odmówić takiej czynności.

Wyrok NSA dotyczący odmowy wniosku oraz kosztów kserokopii

Należy również spojrzeć na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 stycznia 2021 r. w którym jasno wskazano, że „odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania”. Ponadto „odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona oczywistym i świadomym nadużywaniem prawa wynikającego z art. 73 § 1 k.p.a.”. Jeżeli zaś chodzi o kwestie kosztów związanych ze sporządzaniem kserokopii, zwłaszcza w przypadku ich dużej ilości, to NSA powołał się na art. 262 § 1  pkt 2 k.p.a w którym ustawodawca wskazał, że interesant obciążony jest kosztami, które nie wynikają z ustawowego obowiązku organów.

Źródła:

• Wyrok NSA z 25.01.2021 r., I OSK 3898/18, LEX nr 3123073
• Uchwała NSA z 8.10.2018 r., I OPS 1/18, ONSAiWSA 2019, nr 1, poz. 1
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.)
• www.prawo.pl